L’informatisation dans les entreprises et les structures publics fait partie des habitudes quotidiennes car chacun a pris conscience du gain de temps qu’elle représentait mais aussi de l’impact sur la productivité et donc sur la rentabilité et la performance dans ces structures.
Pour réussir l’informatisation, l’enjeu est de taille car choisir de bons matériels et logiciels puis assurer une veille technologique régulière demande d’avoir une réflexion stratégique en amont qui ne laisse aucun détail de côté. Voici les étapes de base à suivre pour intégrer le numérique dans ses activités quotidiennes.

Informatisation – étape 1 : définir les besoins de la structure

Qu’elle soit petite, moyenne ou grande, une structure gère une masse d’informations importante qui n’est pas nécessaire au même moment et qui intéresse rarement les mêmes personnes. Pour drainer efficacement cette masse d’informations vers les postes concernés, il est important de définir les besoins spécifiques de chaque service, les volumes d’informations à traiter et les nombres de salariés disponibles pour faire fonctionner le système informatique de la structure. Si vous désirez d’amples informations sur la définition des besoins informatiques  de votre structure, vous pouvez nous contacter à cet effet pour bénéficier de notre appui technique.

Informatisation – étape 2 : investir dans le matériel informatique

Informatiser sa structure revient à y installer du matériel performant et redondant aux besoins des travailleurs. Il faut donc faire installer du
matériel de qualité. L’ordinateur de bureau est indispensable, mais l’ordinateur portable ou la tablette permet plus de mobilité. Il faut également mettre si nécessaire les ordinateurs en réseau pour faciliter les échanges des données et installer au besoin une bonne connexion internet. À défaut d’installer un système de stockage de données en interne, l’entreprise peut stocker ses serveurs chez un partenaire. Dans ce cas, les informations sont sécurisées et accessibles n’importe où et l’investissement est moins coûteux.

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Informatisation – étape 3 : Installer les logiciels

Une fois le matériel installé et configuré, les logiciels doivent y être installés. Certains logiciels sont gratuits (open source) et d’autres payant. Nous conseillons d’installer les logiciels régulièrement actualisés, car ils prennent en compte les données récentes.

Depuis l’avènement des tablettes fonctionnant sous Android et iOS, de nombreuses applications facilitant la gestion des données informatiques sont disponibles en téléchargement libre et payant.

Informatisation – étape 4 : Créer un site web pour votre structure

La création d’un site web est une étape incontournable dans le processus d’informatisation. Aujourd’hui, le site web est devenu plus que jamais un véritable outil de communication et un outil marketing puissant indispensable à la croissance d’une entreprise.

Il est primordial de posséder un site Internet quelque soit l’activité qu’on exerce. Que ce soit simplement pour que les gens puissent entrer en communication avec vous ou pour agrandir votre clientèle, une page web est le meilleur outil pour atteindre vos objectifs. Contrairement aux autres médias, le Web est accessible de partout à travers le monde, en tout temps et par tout le monde. Voir quelques raisons disposer d’un site web chez ECS Informatique, notre partenaire officiel en création de site web au Cameroun.

Informatisation – étape 5 : former les salariés  à l’usage des logiciels

Les formations de base doivent êtres dispensées aux employés pour leur permettre de manipuler efficacement les logiciels installés et même mettre à jour le site web développé et déployé.

Il est également possible de participer aux séminaires de formation payants pour maîtriser parfaitement l’usage de ces logiciels. De même, certains ouvrages permettent d’apprendre à utiliser les logiciels les plus populaires.

Dans son programme d’appui à l’intégration du numérique  dans les activités humaines, l’association AETIC dispense plusieurs formations continues à l’intention des employés et même des Chefs de structures. Ces formations sont relatives à l’utilisation de l’outil informatique, notamment l’initiation à l’informatique, l’utilisation des logiciels de bureautique, l’initiation à internet et l’utilisation des logiciels spécifiques à la demande, en fonction des secteurs d’activités.

Contactez-nous pour d’amples informations sur nos formations.

Informatisation – étape 6 : Maintenir le  matériel, les logiciels et le site web

Le processus de numérisation se termine de préférence par la mise sur pied d’une équipe de maintenance composée des informaticiens spécialistes. L’entreprise peut embaucher des techniciens en maintenance informatique à l’interne ou opter pour l’infogérance. La seconde option est plus avantageuse, car elle est moins coûteuse. Elle consiste à signer un contrat de maintenance avec un cabinet spécialisé. Cette dernière programme des contrôles périodiques (mensuels ou trimestriels) pour s’assurer du bon fonctionnement du matériel informatique de l’entreprise. En cas de panne, il suffit de faire appel aux techniciens pour qu’il se déplace pour réparer le matériel concerné. Dans certains cas, les techniciens externes donnent les directives à suivre par téléphone pour régler temporairement ou définitivement une panne.

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